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Adjoint(e) à la direction – Collaborateur(trice) aux projets – Poste permanent

Vous êtes passionné par le domaine de l’administration et le travail collaboratif ? Vous êtes une personne proactive, structurée, organisée, dynamique et professionnelle ? Vous voulez relever de nouveau défi et être le bras droit de la directrice générale en l’épaulant dans des projets d’envergures ?

Le Collège est présentement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) à la direction pour joindre son équipe actuelle. Il s’agit d’un poste permanent à temps plein, soit 37.5 heures par semaine. Vous aurez l’opportunité de travailler de notre Campus de L’Île-des-Sœurs.

LE RÔLE QUE VOUS ALLEZ JOUER EN TANT QU’ADJOINT À LA DIRECTION :

Relevant de la directrice générale du collège, ce poste clé requiert une grande autonomie, un sens aigu de l’organisation et une capacité à prendre des initiatives dans un environnement dynamique et en constante évolution.  En plus des tâches administratives classiques, vous serez impliqué e dans la gestion de projets, la coordination d’équipes internes et externes, et la gouvernance des conseils d’administration.  Ce rôle implique également l’organisation d’événements internes (activités avec les employés, formations, réunions, comités, conseils.)

VOS RESPONSABILITÉS :

Soutien à la direction

• Soutenir la directrice générale dans divers mandats et activités quotidiennes en faisant preuve d’initiative, de rigueur et de discrétion ;
• Assister la direction à la préparation de divers rapports d’activités et autres documents requis pour les conseils et réunions ;
• Préparer des rapports de dépenses, assurer un suivi budgétaire, créer des bons de commande et soumettre des factures pour paiement ;
• Assurer une communication fluide et efficace entre la direction, les équipes de projets, les employés, les administrateurs et les partenaires ;
• Siéger, documenter et assurer le suivi et les communications du comité interne qui traite les demandes particulières d’étudiants qui passent au comité pédagogique interne ;
• Veiller à la rigueur et au respect des délais dans la gestion des dossiers. 

Gouvernance des conseils d’administration

• Faire une gestion active du calendrier des projets, des comités et des conseils ;
• Rédiger les procès-verbaux, compte-rendu des réunions des divers comités et du conseil d’administration ;
• Assurer l’application des règlements et politiques en vigueur ;
• Assurer un lien de communication efficace et professionnel entre la direction et les administrateurs ;
• Assurer l’organisation et la mise à jour de la documentation sur la plateforme documentaire des conseils & comités.

Projets et amélioration des processus

• Assurer la rédaction et la mise à jour des documents de référence et des outils de travail sous la gouverne de la direction ;
• Assurer la liaison des demandes opérationnelles de certains comités, groupes de travail et départements ;
• Participer activement à la gestion de projets en collaboration avec les différents départements (planification, suivi des échéances, coordination avec les parties prenantes) ;
• Prendre des initiatives pour proposer des solutions et améliorer les processus internes ;
• Assurer le maintien des tableaux de bord de performance du collège sur une base mensuelle et annuelle ;
• Tenir à jour les informations sur les sites gouvernementaux en lien avec la reddition de comptes du collège (registre des entreprises, MES, etc);
• Collaborer au développement, à l’implantation et au maintien de processus administratifs.

Organisation d’événement

• Assurer l’organisation de diverses réunions, événements et de comités, en y apportant un soutien logistique ;
• Proposer, participer aux initiatives du comité social et/ou RH ;
• Accomplir toutes autres tâches requises par la directrice générale.

NOUS SOUHAITONS VOUS RENCONTRER SI VOUS AVEZ :

• Un diplôme d’études collégiales (DEC) dans un domaine approprié, ou l’équivalent ;
• Un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente ;
• Une excellente maîtrise du français et un niveau d’anglais fonctionnel ;
• D’excellentes aptitudes de communication pour la rédaction et la révision de documents ;
• Une bonne maitrise des outils informatiques, notamment l’utilisation de la Suite Office ;
• Un grand souci du détail et de la rigueur administrative dans la gestion de dossiers ;
• Un bon sens de l’organisation et une facilité à gérer efficacement les priorités ;
• D’excellentes habiletés interpersonnelles : tact, esprit d'équipe et capacité à bâtir des relations de confiance ;
• Un grand souci du service à la clientèle et de l’entregent ;
• Un sens aigu de la confidentialité, du professionnalisme et une éthique irréprochable ;
• Un bon sens des responsabilités, de l’initiative, de l’autonomie et de la loyauté ;
• Un esprit de synthèse et sait faire preuve de grande discrétion ;
• Une personnalité dynamique qui aime travailler sous pression ;
• De la disponibilité à travailler les soirs et fins de semaine très occasionnellement ;
• De la disponibilité à effectuer des déplacements occasionnels sur les autres campus et lors des événements.

LES CONDITIONS OFFERTES :

• Un salaire et des avantages sociaux concurrentiels (boni, REER avec contribution de l’employeur, plan complet d’assurances collectives, programme d’aide aux employés, service de télémédecine et bien d’autres) ;
• Douze (12) journées personnelles octroyées annuellement (payées si inutilisées) ;
• Une politique de vacances qui s’ajoute à la fermeture du bureau durant les Fêtes ;
• Un mode de travail hybride avec la possibilité de faire du télétravail ;
• Un lieu de travail facilement accessible en transport en commun ;
• Un stationnement gratuit si vous êtes véhiculé ;
• Finalement, du plaisir et des défis garantis.

Si les défis vous intéressent, faites-nous parvenir votre candidature à rh@collegeimmobilier.com dès maintenant ! Ce poste ne vous convient pas ? Allez visiter notre page Carrières https://www.collegeimmobilier.com/fr/carrieres/ pour plus d’opportunités.

L’usage du masculin est utilisé à des fins d’allégement de texte sans aucune discrimination. L’entreprise souscrit en matière d’équité. Le poste est ouvert à tous les candidats répondant aux critères spécifiés.

À noter que seuls les candidats retenus seront contactés.